2 Bestuur, Medezeggenschap en Toezicht

Cosis is een zelfstandige stichting met een tweehoofdige Raad van Bestuur (RvB). De RvB is belast met het besturen van de organisatie: de algemene dagelijkse leiding van de organisatie. Statutair zijn de RvB taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegekend. Die verantwoordelijkheden zijn bewaken van de kwaliteit en veiligheid van de zorg- en dienstverlening en effectief realiseren van de maatschappelijke doelstelling en hiermee samenhangende bedrijfsresultaten van de organisatie.

Wij hebben onze organisatie ingericht rondom de cliënt en geclusterd rondom tien persona’s (zie 1.4 en bijlage 4). Dit heeft ertoe geleid we sinds 1 januari 2020 werken vanuit vier clusters:

• personacluster Wonen
• personacluster Ambulant
• personacluster Kind Jeugd en Gezin (KJG)
• CosisExpertisecentrum (CEC).

Enerzijds kunnen we door te werken in personaclusters tot standaard werkwijzen komen, die goed aansluiten op de behoefte van een specifieke groep cliënten. Anderzijds kunnen we daardoor binnen die algemene standaarden komen tot maatwerk en gepersonaliseerde zorg. Elke cliënt is toebedeeld aan een team in het cluster waar hij of zij op basis van de zorgbehoefte het beste past.

Het CEC ondersteunt, faciliteert en adviseert medewerkers in de personaclusters. Binnen het CEC zijn de afdeling Kwaliteit, Kennis en Onderzoek (KKO) en diverse vakgroepen ondergebracht, van waaruit medisch en gedragskundig specialisten multidisciplinair samenwerken.

Elk cluster wordt aangestuurd door een clusterdirecteur. Die is integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit en veiligheid van de zorg voor cliënten binnen het cluster en voor het effectief realiseren van de doelstelling/bedrijfsresultaten van het cluster.

Cosis Servicecentrum (CSC)
Het CSC bestaat uit de afdelingen Markt & Communicatie, HR, Facilitaire Zaken, Financiën, I&A en Vastgoed. In essentie is het een serviceorganisatie voor het zorgproces. Daarnaast heeft het CSC een adviserende taak, op basis van professionele expertise op de verschillende vakgebieden. De managers van het CSC worden sinds 1 januari 2021 direct aangestuurd door de RvB.

De afdelingen Concern Control en Bestuursondersteuning vallen ook rechtstreeks onder de RvB. De RvB vormt de directieraad van Cosis samen met de clusterdirecteuren, bestuurssecretaris en de manager HR namens het CSC.

Goed bestuur én goed toezicht in een open en transparante cultuur, met een duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vinden wij belangrijk. Dit hebben we geborgd in onze reglementen en statuten, op basis van de richtlijnen van de Governancecode Zorg. Onze grondhouding is dat we werken op basis van deze Governancecode. De RvB, het management en de Raad van Toezicht hebben dit bestendigd in Cosis.

http://www.governancecodezorg.nl/wp-content/uploads/2016/11/Governancecode-Zorg-2017.pdf

Onze RvB houdt zich aan de Gedragscode voor de goede bestuurder van de NVZD, Vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg.

Wij vinden het belangrijk dat cliënten met een beperking zich maximaal kunnen ontplooien en naar vermogen kunnen deelnemen aan de maatschappij. Dit is een continu en dynamisch samenspel tussen individualiteit, eigenheid, persoonlijke waarden, opvattingen en normen van cliënten én medewerkers enerzijds en de heersende maatschappelijke moraal en wettelijke kaders anderzijds.
De eigenheid van en verschillen tussen mensen zijn gegevens waar we in principe niet aan willen komen. Als professionele zorgorganisatie met een maatschappelijke taak hebben wij een gedragscode. Daar handelen we naar. Onze gedragscode is gebaseerd op respect, fatsoen en moraal. We verwachten dat alle medewerkers de code begrijpen, respecteren en naleven. De RvB, het managementteam en onze leidinggevenden leven de code voor en zien erop toe dat medewerkers zich hier ook aan houden. De eerste verantwoordelijkheid voor het naleven van de gedragscode ligt bij de medewerker zelf.

De Centrale Cliëntenraad van Cosis bestaat uit 3 deelraden: Deelraad VB-cliënten, Deelraad GGZ-cliënten en Deelraad Cliëntvertegenwoordigers.
Onderwerpen die de hele holding aangaan, zoals de begroting, de jaarrekening en het geharmoniseerde beleid, hebben we ter advisering voorgelegd. Ook vragen we deze raden adviesgesprekken te voeren met kandidaten voor de RvT en RvB, als dat van toepassing is.

Op lokaal niveau is de medezeggenschap georganiseerd in lokale cliënten- en familieraden. We zijn gestart met implementatie van de nieuwe Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz). Cliënten die onder de Jeugdwet vallen, worden voornamelijk vertegenwoordigd door hun ouders of verwanten in de lokale raden.

De medezeggenschap voor medewerkers is georganiseerd in de Ondernemingsraad (OR). Die bestaat uit medewerkers van Cosis. De nadere medezeggenschap in de organisatie is verder uitgewerkt door per organisatieonderdeel Onderdeelcommissies (OC’s) in te stellen.
De OR behandelt advies- en instemmingsverzoeken. Daarbij gaat het om onderwerpen die de hele holding betreffen, zoals nieuw of geharmoniseerd (personeels)beleid en het instellen van de OC’s.

De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor het toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen Cosis. Daarnaast is zij werkgever en adviseur voor de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, de Raad van Bestuur en welk deelbelang dan ook.

De Raad van Toezicht heeft onder andere als taak toezicht te houden op en te adviseren over:

• het beleid van de Raad van Bestuur
• de algemene gang van zaken binnen de organisatie
• de strategische ontwikkelingen
• de financiële continuïteit
• de kwaliteit en veiligheid van de zorg
• de beheersing van de risico’s op het gebied van de bedrijfsvoering.

Op al deze gebieden heeft de Raad zich in 2020 nauwgezet laten informeren. Dit krijgt vooral vorm in de vergaderingen met de Raad van Bestuur. Met de Raad van Bestuur zijn afspraken gemaakt over de aard, inhoud en frequentie van de informatievoorziening.

De Raad van Toezicht vindt dat goed toezicht continue waarde toevoegt voor de Raad van Bestuur, de organisatie en de maatschappij. Vanuit die gedachte heeft de Raad een visie geformuleerd op de wijze waarop zij toezicht houdt. Deze is tot stand gekomen door stil te staan bij de vraag hoe de rol van toezichthouder (beter) is in te vullen en wat het verbindende perspectief met de organisatie is. Hij sluit aan op De bedoeling en de Zorgbrede Governancecode 2017 en is als volgt samen te vatten:

Wij dragen eraan bij dat Cosis in haar opdracht slaagt om kwetsbare mensen te helpen grip te
krijgen op hun leven door:

• de juiste balans te vinden tussen systeem- en menswaarden
• te controleren in vertrouwen, wat goed gaat te waarderen en in reflectie naar verbetering te gaan.

Vanuit deze visie oefent de Raad van Toezicht haar rol uit en toetst zij.

De leden van de Raad zijn allemaal lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Ieder lid verdiept zich in de ontwikkelingen van de zorg om zo de toezichthoudende rol professioneel en op een verantwoorde wijze in te vullen. Dit in het licht van het programma ‘Goed Toezicht’ van de NVTZ. De Raad van Toezicht evalueert na iedere vergadering haar eigen functioneren. Hiervoor wordt voorafgaand aan iedere vergadering uit eigen kring een procesobservator benoemd. De Raad heeft in december 2020 besloten haar eigen functioneren in het eerste kwartaal van 2021 te evalueren onder externe begeleiding.

De Raad van Toezicht stelt jaarlijks de honorering vast en baseert zich daarbij op de WNT. De honorering van de leden is gebaseerd op de functie die ze in de Raad van Toezicht vervullen en de tijd die ze hieraan besteden. De verantwoording in het kader van de WNT staat in de jaarrekening van Stichting Cosis.

Leden van de Raad van Toezicht kunnen gemaakte onkosten declareren volgens het algemeen vastgestelde beleid binnen Cosis.

De Raad van Toezicht bestaat uit minimaal vijf tot maximaal zeven personen. In 2020 liep de eerste zittingstermijn van twee leden van de Raad af. Beide leden zijn herbenoemd. Voordat tot herbenoeming is overgegaan, zijn met deze leden evaluatiegesprekken gevoerd. Daarnaast is beoordeeld of de van toepassing zijnde profielen nog aansluiten bij de gewenste situatie.

Per 1 januari 2020 is een nieuw lid toegetreden. Dit in verband met het beëindigen van het lidmaatschap van één van de leden per 31 december 2019.

De samenstelling, benoemingstermijnen en nevenfuncties van de Raad van Toezicht in 2020 vindt u in bijlage 3.

De Raad ziet erop toe dat de Raad van Bestuur regelmatig rapporteert over de ontwikkelingen binnen de organisatie. De vergaderingen van de Raad van Toezicht maken daarom onderdeel uit van de jaarplancyclus. Ze zijn zo gepland dat na afloop van ieder kwartaal de kwartaalrapportages en –analyses besproken kunnen worden. De rapportages bevatten informatie over de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Ook wordt gerapporteerd over de financiële gegevens, exploitatiegegevens en beheersaspecten en informatie uit het risico- en kansenmanagement. Alle leden van de Raad hebben toegang tot de stukken die worden (voor)besproken in de commissies (zie volgende paragraaf). Waar nodig worden onderwerpen vanuit de commissies geagendeerd in de vergadering van de Raad van Toezicht.

De Raad van Toezicht is in 2020 zes keer in een reguliere vergadering bij elkaar geweest. Bij deze vergaderingen is de Raad van Bestuur aanwezig. Als gevolg van Covid-19 hebben deze vergaderingen grotendeels op digitale wijze plaatsgevonden. Rekening houdend met een vooraf opgestelde jaarkalender worden deze vergaderingen door een agendacommissie voorbereid. Deze commissie bestaat uit de voorzitter en vicevoorzitter van de Raad, de leden van de Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris.
De impact van Covid-19 op de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening en de continuïteit van de organisatie is een terugkerend onderwerp geweest. De Raad is ervan onder de indruk hoe de medewerkers, cliënten én verwanten hier mee om zijn gegaan.

Naast de reguliere vergadering is er in 2020 één thematische bijeenkomst geweest. Deze bijeenkomst stond in het teken van het vraagstuk waar voor Cosis de kansen liggen op het gebied van stakeholdermanagement. Daarnaast heeft de Raad, als onderdeel van het proces van de herijking van de strategie, in een werksessie de 'beste zorgorganisatie van de toekomst’ bedacht.

De Raad heeft in 2020 één keer een fysiek werkbezoek gehad. Dit keer hebben de afdelingen in het Servicebureau in Assen zich aan de Raad kunnen voorstellen en hebben er gesprekken met de leidinggevenden en medewerkers plaatsgevonden.

De Raad van Toezicht kent drie commissies.

1. Remuneratiecommissie

Deze heeft zich in 2020 beziggehouden met de procedure voor de herbenoeming van twee leden van de Raad van Toezicht. Ook heeft de commissie voorstellen voorbereid voor de honorering van de Raad en de Raad van Bestuur. Verder zijn functioneringsgesprekken gevoerd met de leden van de Raad van Bestuur, zowel individueel als collectief. Hiervoor heeft de commissie input opgehaald bij interne stakeholders. Dit komt voort uit de zienswijze van de Raad op de besturingsfilosofie van Cosis en gebeurde conform een vastgestelde regeling en op basis van 360-graden feedback. De uitkomsten zijn gedeeld met de voltallige Raad van Toezicht.

2. Auditcommissie

Deze kwam in het verslagjaar vier keer bij elkaar. Bij alle vergaderingen was de Raad van Bestuur aanwezig. De jaarrekening Cosis 2019, het accountantsverslag en de managementletter zijn besproken, dit alles in aanwezigheid van de externe accountant. Ook de begroting 2021 is in de commissie voorbesproken. De commissie heeft op basis van haar bevindingen de Raad van Toezicht positief geadviseerd om tot besluitvorming van de voorgelegde stukken over te gaan. Verder monitorde de commissie de voortgang rondom de ICT-ontwikkelingen en de huisvestingstrategie van Cosis. Naast het bespreken van de reguliere financiële rapportages heeft de commissie een actieve rol gehad in het proces voor het benoemen van een extern accountant met ingang van het boekjaar 2021.

3. Commissie Zorg, Kwaliteit en Veiligheid (ZKV)

Deze commissie adviseert en ondersteunt de Raad bij het adequaat uitvoeren van het toezicht op het terrein van de zorg, kwaliteit en veiligheid. De commissie heeft in 2020 twee keer vergaderd. Naast de reguliere rapportages gericht op de kwaliteit en veiligheid van de zorg, is het Kwaliteitsrapport Langdurige Zorg 2019 in de commissie besproken. Ook heeft de commissie feedback gegeven op de HR-strategie. Daarnaast is uitvoerig stilgestaan bij de gevolgen van de Wet Zorg en Dwang voor Cosis en is de voortgang van de implementatie lokale medezeggenschap gemonitord.

Contact met medezeggenschap
Een afvaardiging van de Raad heeft tweemaal een overlegvergadering van de Ondernemingsraad bijgewoond. Ook heeft de Raad een overleg met de Centrale Cliëntenraad gehad. Dit alles om zich een goed beeld te vormen van de communicatie over en weer tussen bestuur en medezeggenschap. De Raad heeft hieruit geconstateerd dat er sprake is van een goede interactie en dat er ruimte is voor een kritische noot.

De strategie van de organisatie kreeg ook in 2020 veel aandacht. De Raad heeft hierbij vooral gelet op het punt dat deze aansluit op de hervorming in de gehandicaptenzorg, de transities binnen het gemeentelijk domein en de ontwikkelingen in de Langdurige Zorg. De stappen die daarin met ‘De beweging’ zijn gezet, worden door de Raad dan ook volledig onderschreven.

Zoals altijd blijven de (politieke) ontwikkelingen en bezuinigingen die op ons afkomen aandacht vragen. De Raad volgt de stappen die de Raad van Bestuur en de directie hierin zetten nauwgezet, en denkt hierbij vanuit de strategiekaders én de eigen visie op toezicht.
De Raad gaat in 2021 specifiek toezien op hoe de organisatie de in gang gezette veranderingen tot uitvoer wil brengen. Er is en wordt een andere manier van denken en werken in gang gezet.