2.1 Trotspunten
In 2022 schreven we dat er sprake was van schaarste. Schaarste in geld en schaarste in medewerkers. Zoals al werd verwacht is dat een trend die zich in 2023 heeft voortgezet. We zijn daarom volop doorgegaan met het zoeken naar creatieve manieren om deze schaarste het hoofd te bieden. De wensen en behoeftes van onze cliënten, maar ook die van onze medewerkers zijn daarbij steeds ons uitgangspunt. Maar we moeten het wel doen met de middelen en mensen die beschikbaar zijn en ook voldoende aansluiten bij/ anticiperen op landelijke en regionale ontwikkelingen.
Het is daarom goed om steeds met elkaar in gesprek te blijven, om die wensen, behoeftes en kaders helder te krijgen en te houden. Doen we nog de juiste dingen, zitten we nog op één lijn? Is wat er ‘op kantoor’ bedacht wordt eigenlijk wel waar cliënten en medewerkers op zitten te wachten? Hier hebben we mooie gesprekken over gevoerd in 2023.
We zijn blij met de cijfers die cliënten en verwanten ons geven in het cliëntervaringsonderzoek Cliënten over Kwaliteit. En we zijn trots dat er ondanks de toenemende schaarste op de arbeidsmarkt nog steeds voldoende collega’s zijn die zich willen verbinden aan Cosis.
Andere punten waar we trots op zijn in 2023:
• de verlenging van het ISO-9001 kwaliteitscertificaat na de externe audit door DEKRA,
• het feit dat we de kennis die we in huis hebben delen, zoals in de Cosis Poli en de FACT-teams,
• het steeds weer zoeken naar en creëren van mogelijkheden voor onze cliënten om te leren, bijvoorbeeld in de branche-opleidingen.
Een risico zien we nog steeds in het hoge verloop van collega’s. Met het weggaan van personeel verdwijnt soms kennis. Hoe borgen we kennis en expertise voor de organisatie en hoe zorgen we ervoor dat nieuwe collega’s goed worden ingewerkt? In de uitkomsten van het cliëntervaringsonderzoek wordt continuïteit van zorg ook als aandachtspunt genoemd.
2.2 Wat hebben we bereikt in 2023 en welke aandachtspunten zijn er?
Onze jaardoelen
In hoofdstuk 1 beschreven we onze jaardoelen voor 2023. Zijn deze doelen bereikt?
Jaardoel 1: Ken je cliënt en stel samen een doel.
Het gemiddelde percentage cliënten dat een zorgplan heeft is 86%. Dat is boven de norm die we hebben gesteld. In het zorgplan worden samen met de cliënt doelen opgesteld. Daarnaast zijn cliënten in het cliëntervaringsonderzoek positief over de band die zij met hun begeleiders hebben. Ook de cliënten en verwanten uit het Cosispanel zijn heel positief over de begeleiders. Een kanttekening vanuit de cliënten en verwanten van het Cosispanel is, dat zij het stellen van een doel vooral bij Werk, Dagbesteding en Leren nuttig en logisch vinden, maar bij Wonen minder; “Mensen die niet in een instelling wonen hebben thuis toch ook geen doelen waar zij aan werken en op rapporteren?”
Jaardoel 2: Ik ben een professional binnen Cosis en ontwikkel mij, draag bij aan grip voor cliënten.
Er is volop ingezet op werving van nieuwe collega’s, wat heeft geleid tot voldoende instroom in 2023. Daaruit kunnen we de voorzichtige conclusie trekken dat mensen graag bij Cosis werken. We zien nog wel dat de uitstroom hoger is dan we willen. Dat behoudt ook in 2024 onze aandacht. Daarnaast zijn er veel mogelijkheden om bijvoorbeeld via Pynter e-learnings te volgen en er worden regelmatig live cursussen en trainingen aangeboden. Toch wordt in de exitgesprekken als reden van vertrek onder andere een gebrek aan ontwikkelmogelijkheden genoemd. Dit komt ook in de teamreflecties naar voren.
Jaardoel 3: Wij hebben grip op bedrijfsvoering.
We hebben onze financiën goed op orde gehouden in 2023. We kijken steeds beter naar de zorg die we bieden en de financiële middelen die daarbij horen. Ook zijn we gestart met pilots rondom een betere personeelsplanning en capaciteitsmanagement.
Jaardoel 4: Inzet op duurzaamheid: gebouwen en voeding.
We hebben in 2023 stappen gezet richting een groenere toekomst. Meerdere locaties worden verlicht door LED en er zijn zonnepanelen geplaatst. Het elektriciteitsverbruik is met minimaal 3% gedaald, er zijn fietsplannen afgegeven aan collega’s en we werken steeds meer vanuit huis. Nog niet alle doelen zijn gerealiseerd. Zo is het gasverbruik gestegen en hadden we al wat verder willen zijn met de gezonde voeding. De in 2023 ontwikkelde MVO-kwartaalrapportages geven inzicht waar we staan en waar we op koersen.
Jaardoel 5: We gaan minstens 1 concrete pilot doen t.b.v. zorgondersteunende technologie
Dit is de pilot Digitaal Dichtbij geworden waar we in november 2023 mee zijn begonnen. We hebben hier door de korte tijd waarin de pilot nu draait nog geen resultaten van.
Cliëntervaringsonderzoek Cliënten over Kwaliteit (CoK)
Ook in 2023 waarderen cliënten en verwanten ons weer met goede cijfers, over het geheel genomen een ruime 8. We hebben de vragenlijsten onder de loep genomen en ze waar nodig aangepast zodat ze beter aansluiten bij cliënten.
Aandachtspunt in 2022: zorg ervoor dat de CoK rapportages meer besproken worden met de lokale cliëntenraden. In de notulen van lokale cliëntenraden leest de CCR dat dit meer gebeurt. De centrale cliëntenraad (CCR) maakt lokale raden er ook op attent via de CCR nieuwsbrief. Het aantal ingevulde vragenlijsten bij Gezinsontwikkeling en Ambulant Team Jeugd was in 2023 erg laag. Waar ligt dat aan? Hierover willen we in 2024 in gesprek met collega’s, cliënten en verwanten.
Zorgplannen in ONS
Het percentage zorgplannen is op orde, we hebben de afgelopen jaren veel gedaan om dat voor elkaar te krijgen. In de uitkomsten van de teamreflecties zien we dat medewerkers soms nog wel moeite hebben met rapporteren en registeren in elektronisch cliëntdossier ONS en klantportaal Caren.
In 2023 hebben we meer aandacht besteed aan de eigen regie van de cliënt bij het opstellen van het zorgplan en het betrekken van verwanten/vertegenwoordiger daarbij. In 2024 willen we ons meer toeleggen op de kwaliteit van de inhoud van de zorgplannen. Het zou goed zijn om na te gaan in hoeverre cliënten het zorgplan als van henzelf beschouwen.
Inspraak en Medezeggenschap
Inspraak en medezeggenschap van cliënten en verwanten vindt Cosis belangrijk. Cliënten en verwanten worden steeds meer betrokken worden bij allerlei onderwerpen, ook als die niet in de Wmcz staan.
Een actiepunt vanuit 2022 voor 2023 was het vergroten van het contact tussen de CCR en de lokale raden. We zien dat daar goede stappen in zijn gemaakt.We gaan in 2024 de leidinggevenden die inspraak en medezeggenschap op locaties willen vergroten hierbij ondersteunen en we houden dit onderwerp onder de aandacht.
Veilig wonen en werken
Cliënten en medewerkers moeten veilig kunnen wonen en werken. Van incidenten willen we leren om ze in de toekomst zoveel mogelijk te kunnen voorkomen. In 2023 zijn er meer meldingen incidenten cliënten en meldingen incidenten medewerkers gedaan dan in 2022. In 2023 is extra aandacht besteed aan goede scholing rondom suïcidepreventie.
Aandachtspunt in 2023 was dat we ervoor moeten zorgen dat nieuwe medewerkers ook weten wanneer en hoe ze incidenten moeten melden. Omdat dit actueel blijft, nemen we dit aandachtspunt weer mee naar 2024. In 2023 zien we een toename van het aantal valincidenten met cliënten. Iets om alert op te blijven in 2024.
Personeel, instroom, uitstroom, verzuim
De uitstroom- en verzuimcijfers zijn nog steeds hoger dan we in het verleden gewend waren. Ondanks dat lukt het ons over het algemeen om de roosters rond te krijgen. Ook lukt het ons nog steeds om voldoende nieuwe medewerkers aan ons te binden.
In 2022 schreven we dat als oorzaak van uitstroom het gebrek aan ontwikkelmogelijkheden genoemd wordt. Dit is nog steeds zo in 2023, iets om in 2024 opnieuw aandacht aan te besteden. Tegelijkertijd worden mogelijkheden om bij te leren ook als sterk punt genoemd door medewerkers. Voortdurende aandacht houden we ook voor het voorkomen van verzuim, het verminderen van uitstroom en het werven van medewerkers.
Sterk door samenwerking
Mooie voorbeelden van samenwerken en kennisdelen zien we onder andere bij cluster Kind jeugd en Gezin en bij het cluster Cosis Expertise Centrum. We werken o.a. samen en delen kennis met scholen, in FACT-jeugteams, op de Cosis Poli, in het Groninger Zorgakkoord en in allerlei onderzoeken.
Klachten
Als een cliënt, verwant of een derde een klacht in wil dienen over de zorg die Cosis biedt dan kan dat via de klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris heeft in 2023 een ophoging van haar uren gekregen en er is een vaste vervanger aangewezen. Het aantal klachten in 2023 is met 103 hoger dan de 82 klachten in 2022. De meeste klachten gingen over de manier waarop zorg werd geboden.
Onvrijwillige zorg
In de totale zorgverlening is het gedeelte van onvrijwillige zorg klein.
Uit een de externe Dekra audit bleek het tijdig evalueren van onvrijwillige zorg maatregelen een aandachtspunt. Hier hebben de Wzd-functionarissen extra aandacht voor in 2024.
Ervaringsdeskundigheid
Ervaringsdeskundigen GGZ en LVB zijn voor de teams en beleidsmakers waardevolle sparringpartners. Het is soms nog wel zoeken naar goede manieren van samenwerken. Wie heeft welke rol, wanneer en hoe betrek je ervaringsdeskundigen?
Werken, dagbesteding en leren (WDL)
Cosis wil de WDL-locaties duidelijk herkenbaar maken in Groningen en Drenthe door te werken vanuit onze gedeelde visie: elk individu verdient een volwaardige plek in de samenleving. We werken hierin samen met lokale bedrijven, scholen en organisaties, en ontwikkelen opleidingen voor cliënten in samenwerking met VGN en de LFB.
