5 Vakmanschap, kwaliteit van arbeid, teamreflecties

Om cliënten grip te kunnen geven op hun leven hebben medewerkers grip op hun werk nodig. Grip op je werk gaat over de manier waarop je met elkaar samenwerkt, afspraken maakt, met elkaar de verantwoordelijkheid neemt voor de taak van je team, enzovoort. Om dat helder te krijgen hebben alle teams de afgelopen drie jaar met elkaar de CosisReis gemaakt. Teams maakten tijdens die reis werkafspraken en formuleerden werkbedoelingen. Alle teams vergaderen op dezelfde manier, de Cosis Overlegvorm, afgekort de COV.

Teamreflectie is in de vernieuwde vergaderstructuur een haast vanzelfsprekend gegeven geworden. Alle teams reflecteren binnen de COV elke twee weken op het werk van alledag. Periodiek vindt reflectie plaats door middel van de zogenaamde Teammetersessie, waarin het gaat over wat sterke kanten van het team zijn, wat moet de komende periode ontwikkeld worden en is de Teambedoeling nog helder?

De meest genoemde sterke punten, in allerlei varianten zijn:

• Team collegialiteit: 45x genoemd
• Team in bejegening richting cliënten/verwanten: 33x genoemd 
• Team volwassenheid /evenwichtigheid: 28 x genoemd

De meest genoemde ontwikkelpunten:

• Goed ingewerkt zijn op taken en verantwoordelijkheden: 25x genoemd 
• Communicatie binnen team: 19x genoemd
• Scholing: 15x genoemd 
• Beter gebruik van de registratie tools, inclusief roosteren: 13x genoemd 

Het ISO-9001 kwaliteitscertificaat dat we in 2017 hebben ontvangen, wordt voor de tweede keer verlengd, weer voor een periode van drie jaar tot augustus 2026.   

Voor die verlenging kwamen de auditoren van DEKRA in april bij ons langs. Voor de tekortkomingen die geconstateerd zijn, zijn verbeterplannen opgesteld en goedgekeurd door DEKRA. Die tekortkomingen gingen over het beheer van opiaten en over het bewustzijn van regelgeving waar we werken met bijvoorbeeld voedingsmiddelen in de dagbesteding.  

Dit certificaat is belangrijk voor ons omdat het aantoont dat we de zaken goed op orde hebben.

We auditen binnen Cosis op een waarderende manier. Dit betekent dat we vooral de focus willen leggen op het lerende effect. Hoe kunnen we in gesprek met collega’s verkennen wat nodig is om kwalitatief goede en veilige zorg te leveren? Wat kunnen we leren van wat niet goed gaat, maar zeker ook van wat wel goed gaat?

We willen auditteams gaan vormen van opgeleide auditoren en inhoudelijke experts. Eind 2023 hebben we voor het eerst hiermee geëxperimenteerd. Op 10 locaties zijn we in gesprek gegaan met collega’s over verschillende veiligheidsonderwerpen. Bijvoorbeeld over de onderwerpen waar de externe auditor tekortkomingen had geconstateerd: Wzd maatregelen, het wat en waarom van de van HACCP richtlijnen, veiligheidsaspecten rond medicatie (gekoeld bewaren en omgaan met opiaten). We waren nieuwsgierig of de doorgevoerde verbeteringen effectief zijn geweest. De resultaten vormen mooie input om de kwaliteit van zorg nog verder te verbeteren. 

Op basis van de opgedane ervaringen, gaan we in 2024 verder met het doorontwikkelen van het intern auditsysteem.

Net als voor collega-zorgorganisaties is het voor Cosis niet eenvoudig om nieuwe medewerkers te vinden. Toch zijn we erin geslaagd om voldoende nieuwe collega’s aan ons te binden. Daarnaast is de uitstroom van medewerkers hoger dan we gewend zijn. De arbeidsmarkt is en blijft dynamisch, reden genoeg om hier veel tijd en energie in te stoppen.

Uitkomsten Medewerkersbelevingsonderzoek 2022

In 2022 is een medewerkers belevingsonderzoek (MBO) gehouden. Daaruit kwam het volgende:

De belangrijkste trotspunten:

• Collega’s
• Samenwerking
• Klantgerichtheid

De belangrijkste verbeterpunten:

• Communicatie
• Werkdruk
• Leidinggevende

Hier hebben we in 2023 op verschillende manieren aandacht aan besteed: 

Grip op uitstroom 
Inzicht en grip op uitstroom blijft belangrijk om voldoende collega's te kunnen inzetten die iedere dag klaarstaan om onze cliënten te ondersteunen. 
In 2023 vertrokken 670 (14,7%) van de collega's naar elders. In 2022 lag dit percentage op 16,2 (excl. vakantiekrachten).  

Bij vertrek vragen we onze collega’s waarom zij niet meer bij Cosis willen werken.
De vijf meest genoemde thema’s zijn: 
1. Ontwikkelmogelijkheden
2. Werkinhoud
3. Arbeidsvoorwaarden
4. Leidinggevenden
5. Inspraak & invloed   

De oorzaken van de hoge cijfers verschillen per cluster. Elke cluster heeft dan ook een eigen manier om de uitstroom te beïnvloeden.

De arbeidsmarkt is veranderd. Het is niet meer vanzelfsprekend dat mensen lange tijd verbonden blijven aan één organisatie. Ons streven is wel dat we mensen motiveren om in de zorg te blijven werken. 

Leden van het Cosispanel vertellen dat er op hun locaties veel wisselingen in leidinggevenden en begeleiders waren. Dat geeft onrust in het team en bij cliënten. Als reden voor het vertrek van leidinggevenden noemen zij onder andere het feit dat de leidinggevende nu meer op afstand is en meer mensen moet aansturen. Dat past niet bij iedereen. Ook vergrijzing is mogelijk een oorzaak.De leden van het panel beseffen wel dat hoge uitstroom in de zorg een landelijk gegeven is.

Grip op verzuim
Het verzuimpercentage voor 2023 (gem. 8,43%) is gelijk gebleven ten opzichte van 2022 (gem. 8,46%), met dezelfde pieken en dalen. Het aandeel psychisch verzuim bleef de grootste. Inzet van interne van verzuimadviseurs gebeurt sinds oktober 2023 in alle clusters vanaf twee weken verzuim. Zij ondersteunen medewerkers en leidinggevenden. Het doel blijft: meer grip geven op inzetbaarheid en het mogelijke herstel bevorderen door middel van het aanbieden van interventies als Lab of Life, coaching of externe psychologen. Voor 2024 wordt er onderzocht of we een nieuwe aanvullende interventie kunnen aanbieden via een afstudeeronderzoek.

Vertrouwenspersonen voor medewerkers
Cosis vindt het van belang dat medewerkers zich kunnen uitspreken en veilig voelen. Daarom is er altijd toegang tot een vertrouwenspersoon. Cosis ziet in de combinatie van een interne en externe vertrouwenspersoon de beste aansluiting bij wat er in de organisatie leeft. Intern laagdrempelig en bij een externe vertrouwenspersoon kiezen we voor een gekwalificeerde partij. Gevoelsmatig kan de externe partij objectiever zijn omdat deze niet in dienst is van Cosis.

Beide varianten hebben echter dezelfde rol en dienen als gesprekspartner voor medewerkers. Je kunt als medewerker rechtstreeks contact opnemen met de vertrouwenspersoon.

Pilot capaciteitsmanagement
De juiste persoon, op de juiste plaats, op het juiste moment; dat is waar het bij capaciteitsmanagement om draait. Op een aantal locaties binnen cluster Wonen zijn we hiermee gestart. Het gaat hierbij om de goede balans te vinden tussen de zorgvraag van de cliënt, het aantal beschikbare uren van medewerkers en het geld dat Cosis ontvangt op basis van de indicaties. Door te doen leren we en passen we aan waar nodig.

Het Cosispanel is wat verdeeld over het effect van capaciteitsmanagement. Het veroorzaakt op sommige locaties het gevoel bij zowel cliënten als medewerkers dat geld op de eerste plaats komt. Dat is jammer, zegt een van de leden van het panel, omdat men dan de goede kanten, zoals het hebben van meer grip op je rooster, niet meer ziet. 

Pilot Plannen is een vak
Binnen Wonen in de regio Noord West (Groningen) vond de pilot ‘Plannen is een vak’ plaats. Een aantal planners verzorgde voor de locaties in deze regio de roosterplanning.
Doelen van de pilot:

• begeleiders meer tijd voor directe cliëntzorg bieden;
• kostenbesparing op de inzet van personeel;
• voorkomen of minimaliseren van schendingen van de arbeidstijdenwet en cao;
• medewerkers houden grip en invloed op hun eigen rooster

Deze pilot krijgt een breder vervolg in cluster Wonen.

Mede dankzij vrijwilligers is het voor onze cliënten mogelijk een zo gewoon mogelijk, zinvol bestaan op te bouwen. Het werk van vrijwilligers is aanvullend en ondersteunend aan dat van de professional. Vrijwilligers gaan er op uit met cliënten, bezoeken hen en/of doen praktische klusjes. 

De landelijke trend dat het aantal mensen dat vrijwilligerswerk doet terugloopt, is ook merkbaar binnen Cosis. De krimp in 2023 was 6% (tegenover 9 en 10% in de voorgaande twee jaren). Om de krimp te remmen, is er het afgelopen jaar ingezet op regionale wervingscampagnes. De krachten van locaties werden gebundeld en er werd via veel verschillende kanalen geworven. Wervingsborden bij de locaties laten mensen in de buurt zien dat vrijwilligers welkom zijn. De eerste resultaten zijn hoopvol. In 2024 gaan we verder met deze regionale wervingscampagnes. 

Kijk hier voor meer informatie over vrijwilligers bij Cosis.

Leden van het Cosispanel zien dat het op hun locaties moeilijk is om aan vrijwilligers te komen. Ze hebben het idee dat er daardoor bijvoorbeeld minder uitstapjes met cliënten worden gedaan. Een verwant uit het Cosispanel: “Ik doe elke maandag klusjes op de locatie van mijn dochter en mijn vrouw kookt elke week een avond. Wij worden ook ouder, maar we doen het zolang het kan.”

Vernieuwen en verbeteren door middel van innovaties vinden we belangrijk. Om de kwaliteit van leven van cliënten op peil te houden en hun zorg – en ondersteuning te verbeteren of veranderen werken we samen met kenniskringen, onderzoek en (zorg)praktijk. Dit doen we onder de noemer: Cosis Innovatie Platform. 

Het innovatieplatform wordt ondersteund door de KIO-raad. KIO staat voor Kennis, Innovatie en Onderzoek. De KIO-raad bestaat uit een afvaardiging vanuit alle zorgclusters en ondersteunende diensten zoals het Cosis Markt Centrum (CMC), ICT, Leren en Ontwikkelen en Business Control.

Zij hebben als taak het toetsen van binnengekomen aanvragen vanuit heel Cosis en adviseren hierover aan de directie. 

De aanvragen worden getoetst op maatschappelijke relevantie, aansluiting bij de (innovatie) strategie van Cosis, maatschappelijke betaalbaarheid en schaalbaarheid. Daarnaast beoordeelt de raad welke kennisstructuren, innovaties en onderzoeken de grootste meerwaarde bieden. KIO ondersteunt bij het uitvoeren van onderzoek en denkt mee in vervolgstappen richting Leren en Ontwikkelen.

KIO volgt de voortgang van projecten. Kennis uit de zorgpraktijk en uit onderzoek wordt gebruikt, zodat de cliënt en/of medewerker er beter van wordt. 

In 2023 ondersteunde de KIO-raad diverse zorginnovaties gericht op het versterken van netwerken (formeel en informeel), het verbeteren van de leefstijl/leefomgeving en de inzet van zorgtechnologie. Sommige van deze innovaties worden al eerder in dit rapport genoemd. 

Hier nog even een aantal op een rij:  

• ABCDate
• Assen Bloeit 
• LEEV! 
• Werken, Dagbesteding en Leren “met zorg gemaakt”
• Kennismaken met en uitproberen van zorgtechnologie
• Zorgpilot Digitaal Dichtbij 
• Inzet ervaringsdeskundigen LVB 
• Kind Jeugd en Gezin: inzet robotmaatjes

Cosis suc-zes! is het handige naslagwerkje over veilig en verantwoord werken binnen Cosis. Het gaat over alledaagse dingen in het werk. Direct en praktisch.
Het verschijnt elk jaar opnieuw, in miniboekvorm en digitaal, nadat uit de management review de onderwerpen worden gepikt die het verdienen onder de aandacht te worden gebracht. Soms nog best een lastige keuze.
Ben je nieuw bij Cosis dan vind je het samen met bijvoorbeeld de scheurkalender in het rugzakje voor nieuwe medewerkers. 

Elke eerste maandag van de maand, om 12 uur als de sirenes loeien en zolang ze nog loeien, verschijnt er een bericht op Cosisnet over een van de Cosis Suc-zes! onderwerpen. 

Medewerkers worden zo weer even herinnerd aan bijvoorbeeld het belang van hygiënisch werken, het gebruik van begrijpelijke taal of het verantwoord omgaan met persoonsgegevens van cliënten en collega’s. Je kunt op het bericht reageren, de discussie aangaan, vaak wordt ook gevraagd foto’s met betrekking tot het onderwerp in te sturen. Voor de meest prikkelende, grappige en leerzame reacties kun je een aardige attentie winnen, gemaakt bij dagbestedingslocatie ‘Met zorg gemaakt’.   

Vorig jaar ontvingen alle teamleden van Emmermeer de attentie voor het spik & span houden van de koelkast in een bloedhete zomer.